أتمتة معالجة الفواتير: كيف تتوقف عن إدخال الفواتير يدويًا

الفواتير مثال مثالي على ما يجب أتمتته: تصل باستمرار، وشكلها متوقع، وغالبًا هناك شخص في فريقك يعيد كتابة تفاصيلها في النظام يدويًا. العمل بطيء ومُرهق، ومنه تتسلل الأخطاء المكلفة. والخبر الجيد أن أتمتة الفواتير من أكثر أنواع الأتمتة نضجًا وأقلها مخاطرة. وهذه طريقة عملها.

ماذا تعني أتمتة معالجة الفواتير فعلًا

في أبسط صورها، هي استبدال دورة «اقرأ ثم اكتب» اليدوية ببرنامج يقوم بها عنك. تصل الفاتورة بصيغة PDF أو صورة ممسوحة ضوئيًا أو صورة من الهاتف، وبدل أن يقرأها موظف ويُدخل أرقامها في نظام المحاسبة أو نظام ERP، يقرؤها مسار مؤتمت، ويستخرج تفاصيلها، ويتحقق منها، ويحفظها في مكانها الصحيح.

المراحل التي يتولاها المسار الجيد

1. 1الاستلام: تُجمع الفواتير تلقائيًا من صندوق البريد الإلكتروني أو من رفع الملفات أو من الماسح الضوئي، فلا حاجة لأن يعيد أحد توجيهها يدويًا.
2. 2الاستخراج: يقرأ البرنامج الفاتورة ويستخرج الحقول المهمة: المورّد، ورقم الفاتورة، والتاريخ، وبنود الفاتورة، وضريبة القيمة المضافة، والإجمالي. والأدوات الحديثة تستخدم الذكاء الاصطناعي هنا، فتتعامل مع تنسيقات مختلفة بدل أن تحتاج قالبًا ثابتًا.
3. 3التحقق: تُفحص البيانات المستخرجة: هل يتطابق الإجمالي؟ هل الفاتورة مكررة؟ هل المورّد معروف لدينا؟ هل الضريبة صحيحة؟ وأي شيء مريب يُحال إلى شخص للمراجعة بدل أن يمر دون أن ينتبه له أحد.
4. 4التوجيه والاعتماد: تذهب الفاتورة تلقائيًا إلى الشخص المسؤول عن اعتمادها، مع تنبيه إن بقيت عنده طويلًا.
5. 5المزامنة: تصل البيانات النهائية المعتمدة إلى نظام المحاسبة أو نظام ERP، بلا أي إدخال يدوي.

الفواتير المعتادة تمر عبر هذه المراحل مباشرة. أما الجزء الأهم فهو المسار الجانبي: أي فاتورة غير معتادة تذهب إلى إنسان بدل أن تمر بصمت.

ماذا توفّر لك فعلًا

• الوقت: الساعات التي كانت تُصرف في إدخال الفواتير تعود إليك مباشرة. وفي شركة تتعامل مع مئات الفواتير شهريًا، يعني ذلك موظفين يتفرغون لعمل أنفع.
• الأخطاء: لا أرقام مقلوبة بعد اليوم، ولا فواتير ضائعة، ولا دفعات مكررة. مرحلة التحقق تلتقط الأخطاء التي يفوّتها موظف متعب.
• السرعة: تُعالج الفواتير وتُعتمد خلال ساعات بدل أن تتراكم، ما يعني علاقات أفضل مع الموردين ولا مفاجآت في التأخر عن السداد.
• الوضوح: لأن كل شيء يمر عبر مسار واحد، تستطيع أن ترى المستحقات المعلّقة في أي لحظة.

الشركات التي تؤتمت هذا النوع من الأعمال الكثيفة بالمستندات تذكر عادةً تحسنًا في الكفاءة بين ٣٠ و ٧٠ بالمئة في العملية المعنية، ومعالجة الفواتير غالبًا من أوضح هذه المكاسب.

كيف تبدأ

لا داعي لأن تؤتمت كل شيء دفعة واحدة. ابدأ بنوع الفواتير الأكثر حجمًا والأكثر إزعاجًا، وهو على الأرجح فواتير الموردين، وأتمت هذا المسار من أوله إلى آخره. أثبت الوقت الذي وفّرته، ثم وسّعه إلى بقية الأنواع. أتمتة الفواتير المركّزة يمكن أن تعمل غالبًا خلال بضعة أسابيع.

وهناك أمران يجب ضبطهما: أبقِ إنسانًا في الحلقة لأي حالة غير معتادة (تريد من الآلة أن تتولى الـ ٩٠ بالمئة الروتينية، لا أن تتخذ قرارات صامتة في الـ ١٠ بالمئة الصعبة)، وتأكد من أنها ترتبط بنظام المحاسبة الذي تستخدمه أصلًا بدل أن تُجبرك على نظام جديد.

معالجة الفواتير غالبًا هي أول قطعة دومينو. بعد أتمتتها، ينطبق النهج نفسه عادةً على مستندات أخرى تتعامل معها يدويًا، مثل أوامر الشراء وإشعارات التسليم والنماذج. وإن كنت تتساءل عما يستحق الأتمتة أيضًا، فدليلنا عن العمليات التي تستحق الأتمتة أولًا قراءة مناسبة بعد هذا المقال.

كيف نساعدك

نبني أتمتة المستندات وسير العمل التي تقرأ فواتيرك وتتحقق منها وتحفظها في الأنظمة التي تعمل عليها أصلًا، مع مراحل الاعتماد البشري المناسبة. نبدأ بالمسار الأكثر حجمًا والأكثر إزعاجًا، نؤتمته أولًا، ثم نتوسع بعد أن ترى الساعات تعود إليك. وإن كنت تنظر إلى هذا كجزء من مشروع أوسع، فدليلنا عن أتمتة العمليات في دبي يشرح التكاليف والعائد وكيف تكتب متطلبات البرنامج كاملًا.